Deelproject II: aanbesteden en contracteren met uitgestelde prijsbepaling voor de uitvoeringsfase

Aanleiding

In de bouw is de afgelopen decennia een ontwikkeling waarneembaar waarbij de uitvoerend aannemer steeds vaker bij het ontwerpproces wordt betrokken. Vroege betrokkenheid van de aannemer bij de ontwerpfase biedt voordelen, omdat zijn expertise met betrekking tot de uitvoering al in een vroeg stadium wordt benut; de aannemer kan ontwerpadviezen aandragen (zoals in het bouwteam) of risico’s identificeren die gevolgen kunnen hebben voor de uitvoeringsfase. Ook kan hij geheel zelfstandig ontwerptaken verrichten (zoals bij geïntegreerde bouworganisatievormen).   Bij de toepassing van bouworganisatievormen waarbij de opdrachtgever de aannemer bij het ontwerpproces betrekt, contracteren zij reeds in een vroeg stadium op basis van een in beginsel vaste prijs. Zij doen dat op een moment waarop veel nog onzeker is: het ontwerp bevindt zich op dat moment immers vaak nog in het stadium van een functioneel programma van eisen of dat van een voorlopig ontwerp. Partijen lopen daarmee het risico dat de hiervoor bedoelde onzekerheden zich tijdens de uitvoering van het contract als onaangename verrassingen manifesteren, met alle nadelige gevolgen van dien.   Het is zinvol om na te denken over mogelijkheden om (de gevolgen van) de hiervoor geschetste risicoverwezenlijking op voorhand te beheersen. Daarmee zouden partijen immers niet hoeven terug te vallen op de (conflictueuze) toepassing achteraf van contractuele risicoregelingen in bijvoorbeeld de UAV 2012 of de UAV-GC 2005.   Eén van die mogelijkheden is dat de prijsbepaling voor de uitvoeringsfase wordt uitgesteld tot het moment waarop het ontwerp of delen daarvan zodanig zijn uitgewerkt dat die prijs met een voldoende mate van zekerheid kan worden bepaald. Dit proces van uitgestelde prijsbepaling kan op verschillende manieren worden ingericht zodat het kan worden toegepast bij bouworganisatievormen waarbij de opdrachtgever de aannemer bij het ontwerpproces betrekt. Die verschillende manieren moeten tegelijkertijd echter passen binnen de grenzen van het aanbestedingsrecht.

Doel

Het doel van dit deelproject is om te onderzoeken hoe de hiervoor geschetste mogelijkheid van uitgestelde prijsbepaling voor de uitvoeringsfase kan worden geoperationaliseerd, teneinde de onzekerheden die inherent zijn aan vroege contractering en de daarmee gepaard gaande risico’s, beter te beheersen. Met dit onderzoek wordt beoogd bij te dragen aan het ontwikkelen van één uniform juridisch-administratief kader, dat uitstel van de prijsbepaling voor de uitvoeringsfase kan faciliteren in die gevallen waarin bouwprocessen zijn gebaseerd op (verschijningsvormen van) het bouwteam en de geïntegreerde bouworganisatievorm, maar wellicht ook andere bouworganisatievormen. Het te ontwikkelen kader en de geformuleerde oplossingen dienen doelmatig, rechtmatig, onafhankelijk van de gekozen bouworganisatievorm en praktisch toepasbaar te zijn en bovendien te kunnen rekenen op een breed draagvlak.

Onderzoeksmethode

Allereerst worden de in de praktijk levende behoeften met betrekking tot de mogelijkheid tot gebruikmaking van uitgestelde prijsbepaling geïnventariseerd. In het verlengde daarvan wordt tevens nagegaan op welke manieren nu al in de praktijk wordt geprobeerd om de mogelijkheid tot uitgestelde prijsbepaling te operationaliseren en in welke gevallen welke methoden worden toegepast (dit alles met het oog op de doelmatigheid van de gekozen oplossingen). Tegelijkertijd zal op basis van Unierechtelijke en nationale aanbestedingsregelgeving, jurisprudentie en eventuele beleidsdocumenten van de Unie- en nationale wetgever, worden nagegaan of en in hoeverre de aanbestedingsregelgeving ruimte biedt voor het gebruikmaken van de mogelijkheid van uitgestelde prijsbepaling (dit alles met het oog op de rechtmatigheid van de gekozen oplossingen). In deze fase is een belangrijke adviserende rol weggelegd voor een ten behoeve van het onderzoek ingestelde klankbordgroep bestaande uit personen werkzaam bij belangrijke stakeholders uit de praktijk.   Op basis van de uitkomsten van de bovenstaande onderdelen van het onderzoek kunnen voorlopige uitspraken worden gedaan over de door de praktijk gewenste mogelijkheden tot gebruikmaking van uitgestelde prijsbepaling, de bouworganisatorische en juridische vormgeving daarvan en over de aanbestedingsrechtelijke inpassing. Deze voorlopige resultaten worden vervolgens tijdens een expertmeeting breed gedeeld en besproken met de praktijk om tot verdere afbakening, verduidelijking en aanscherping te komen.

De klanbordgroep

De klankbordgroep bestaat uit de volgende leden die op persoonlijke titel deelnemen:

  • Mr. B.C.L. (Bas) van den Berg (ProRail)
  • Drs. Ing. J. (Hans) Boes (TU Twente)
  • Mr. M. (Merel) Bruis (RVB)
  • Mr. A. (Arno) Duijverman (Koninklijke Bouwend Nederland)
  • Mr. drs. J. (Joost) Fijneman (CROW)
  • Mr. C. (Caroline) Govaert (RWS)
  • Ir. J. (Jorrit) Kalt (Ingenieursbureau Gemeente Amsterdam)
  • Drs. ing. J.G. (Jaap) de Koning (Witteveen+Bos)
  • Mr. M.A.Th. (Meriam) de Koning (MKB Infra)
  • Mr. J.S. (Jacobien) Muntz-Beekhuis (PIANOo)
  • Mr. M. (Maarten) Rauws (Provincie Utrecht)
  • Mr. M. (Marit) Ruigrok (Bouwbedrijf M.J. de Nijs en Zonen)
  • Ir. E. (Erik) Segers (Dura Vermeer)
  • Ir. T. (Ton) Swanenberg (Meanderende Maas)
  • M. (Marlous) Vogels (programma Beter Aanbesteden)
  • Mr. A.M.J. (Aslan) Vos (VolkerWessels)
  • Mr. M.C. (Marissa) Willemse (Techniek Nederland)
  • Mr. B. (Brigitta) van der Woerdt (TenneT)

Tijdens het onderzoeksproject vinden er twee bijeenkomsten met de klankbordgroep plaats. Voorafgaand aan de bijeenkomst ontvangen de deelnemers een document met een aantal vragen en/of tussentijdse resultaten die de onderzoekers willen voorleggen. De deelnemers wordt verzocht deze vragen kort te beantwoorden. De vragen en de antwoorden daarop staan centraal in de bijeenkomst die daarop volgt. Tijdens die bijeenkomst krijgen de deelnemers de mogelijkheid hun antwoorden uitgebreider toe te lichten en te reageren op elkaars input. Na elke bijeenkomst wordt een notitie opgesteld met daarin een beknopte weergave van de input vanuit de klankbordgroep.

Centraal tijdens de 1e bijeenkomst staan de methoden waarmee in de praktijk thans wordt geprobeerd de mogelijkheid tot uitgestelde prijsbepaling te operationaliseren en wat de ervaringen met die methoden zijn. Gevraagd wordt bijvoorbeeld naar behoeftes, knelpunten, suggesties, aandachtspunten en voorbeelden vanuit de praktijk. De eerste bijeenkomst heeft op 20 april plaatsgevonden. Klik hier voor de vragenlijst die voorafgaand aan die bijeenkomst aan de leden van de klankbordgroep is gestuurd.

Tijdens de 2e bijeenkomst staan de voorlopige procesinrichtingen centraal die de onderzoekers tijdens het deelproject hebben opgesteld. De deelnemers zal worden gevraagd deze procesinrichtingen te becommentariëren. Daarbij spelen vragen, zoals: welke procesinrichtingen beantwoorden aan de praktijkbehoeften? Mist er iets in de procesinrichtingen? Wat zijn potentiële valkuilen? Is er een gebrek aan kennis en/of ervaring? En zijn er wettelijke obstakels? Deze bijeenkomst vindt plaats op 23 juni.

Klink hier voor meer informatie over de rol van de klankbordgroep en het onderzoeksproject.

Eindproduct

De onderzoeksresultaten worden uitgewerkt in een praktisch toepasbare en wetenschappelijk getoetste handleiding. Deze handleiding wordt voorzien van voorbeeldteksten die in de bestaande juridisch-administratieve kaders kunnen worden geïmplementeerd die de praktijk gewoon is te hanteren bij de inrichting van de aanbestedings- en contractfase. Tot slot zullen de onderzoeksresultaten die ten grondslag liggen aan de praktische handleiding afzonderlijk in boekvorm worden gepubliceerd.

Partner: programma Beter Aanbesteden

Het deelproject wordt mede ondersteund door het programma Beter Aanbesteden. Dit programma is een samenwerking tussen het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, VNG, VNO-NCW/MKB-Nederland en PIANOo. Het programma richt zich op het verbeteren van het inkoopproces en de dialoog en samenwerking tussen overheden en ondernemers. Meer informatie over het programma Beter Aanbesteden is te vinden op de website van PIANOo.

Activiteiten

Het Instituut voor Bouwrecht organiseert op vrijdag 1 juli 2022 een expertmeeting over Uitgestelde prijsbepaling.